- La lettre part quand le délai légal est dépassé, ou quand les justificatifs reçus ne permettent pas de comprendre la retenue.
- L'envoi utile est une lettre recommandée avec avis de réception.
- La majoration de 10 % du loyer hors charges par mois commencé ne joue pas si vous n'avez pas donné votre nouvelle adresse.
- Le courrier décrit les faits, le calcul et la somme demandée. Il ne se contente pas du mot « injonction ».
Quand la mise en demeure a un sens
Une mise en demeure demande au bailleur de payer ou de justifier, dans un délai que vous fixez, une somme déjà exigible. Elle arrive trop tôt si le délai de restitution court encore. Elle arrive au bon moment lorsque ce délai est passé, ou lorsque le bailleur a gardé une somme sans pièce vérifiable.
Le délai est d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'entrée, et de deux mois s'il ne l'est pas. Il part de la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception. Service-Public indique qu'en cas de dépassement, le locataire met le bailleur en demeure de restituer le dépôt. Le solde est alors majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé.
Cette majoration est écartée lorsque le retard vient de l'absence de transmission, par le locataire, de l'adresse de son nouveau domicile au moment de la remise des clés. Avant d'écrire, vérifiez que cette adresse a bien été donnée, sur l'état des lieux de sortie ou dans un écrit remis avec les clés. Si ce n'est pas le cas, indiquez-la dans la lettre : vous débloquez la restitution, même si la majoration des mois déjà courus pourra être discutée.
Les mentions qui rendent la lettre exploitable
- Vos nom et nouvelle adresse, l'adresse du logement, l'identité du bailleur ou de l'agence.
- La date de fin du bail et la date de remise des clés, avec le mode de remise.
- Le montant du dépôt versé à l'entrée, et ce qui a déjà été rendu.
- Le caractère conforme ou non conforme de l'état des lieux de sortie, tel que vous le lisez.
- Le délai légal applicable, un mois ou deux mois, et la date à laquelle il a expiré.
- Le nombre de mois de retard commencés et le calcul de la majoration de 10 %.
- Les postes de retenue contestés, et les pièces que vous demandez s'il en manque.
- La somme totale réclamée, le RIB, et un délai de réponse, souvent huit ou quinze jours.
- L'indication de la suite : commission départementale de conciliation, conciliateur de justice, puis juge si besoin.
Joignez la copie de l'état des lieux, la preuve du versement du dépôt et l'avis de remise des clés. Ne joignez pas d'originaux. Gardez le récépissé d'envoi et l'avis de réception.
Calculer la majoration sans se tromper de base
La base est le loyer mensuel hors charges, pas le loyer charges comprises, et pas le montant du dépôt. Dix pour cent de cette base sont dus pour chaque période mensuelle commencée en retard. Un retard de quelques jours dans un nouveau mois compte comme un mois commencé.
Exemple, distinct d'un cas réel : dépôt de 900 euros, loyer hors charges de 750 euros, deux mois commencés de retard, aucune retenue justifiée. La majoration est de 75 euros par mois, soit 150 euros. La somme demandée est de 1 050 euros. Si une retenue de 200 euros est, elle, justifiée par une facture et par l'état des lieux, on la sort du calcul : le solde de dépôt est de 700 euros, plus 150 euros de majoration, soit 850 euros. La lettre doit montrer ce calcul, sinon le bailleur répond sur un autre chiffre et l'échange s'enlise.
En copropriété, une provision pour charges peut être conservée, si elle est justifiée, dans la limite de 20 % du dépôt, jusqu'à l'approbation des comptes. La lettre peut réclamer tout le reste immédiatement, et rappeler que cette provision ne couvre pas un ménage ni une réparation.
Exemple de mise en demeure
Adaptez les dates. Retirez la majoration si vous n'aviez pas communiqué votre nouvelle adresse. Retirez un poste si vous reconnaissez la facture correspondante.
Lettre recommandée avec avis de réception
Objet : mise en demeure de restituer le dépôt de garantie
Madame, Monsieur,
Je vous mets en demeure de me restituer le dépôt de garantie du logement situé [adresse].
Le bail a pris fin le [date]. Les clés vous ont été remises le [date de remise], en main propre / par lettre recommandée. Ma nouvelle adresse figure sur l'état des lieux de sortie. Le dépôt versé à l'entrée était de [montant] euros.
L'état des lieux de sortie du [date] est conforme à l'état des lieux d'entrée du [date] / comporte les seules différences suivantes : [liste]. Selon l'article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, la restitution devait intervenir au plus tard le [date limite], soit un mois / deux mois après la remise des clés.
À ce jour, il reste dû [solde] euros. Le retard compte [nombre] mois commencés. La majoration est de 10 % du loyer hors charges de [loyer] euros, soit [montant unitaire] euros par mois, et [total majoration] euros au total.
Je vous demande de virer [somme totale] euros sur le compte joint, dans les quinze jours de la première présentation de cette lettre. Si vous maintenez une retenue, joignez la facture ou le devis et la ligne d'état des lieux qui la fonde. Passé ce délai, je saisirai la commission départementale de conciliation.
[Nom, date, signature]
Après l'envoi
Notez la date de première présentation de la lettre : c'est elle qui fait courir le délai que vous avez fixé, pas la date où vous avez écrit. Si l'avis de réception revient « non réclamé », conservez-le. L'adresse utilisée doit être celle du bail ou celle, plus récente, que le bailleur vous a lui-même donnée.
Sans réponse utile, la suite dépend du montant. Jusqu'à 5 000 euros, une démarche amiable est obligatoire avant le juge : commission départementale de conciliation, conciliateur de justice, ou médiateur. Au-delà, vous pouvez saisir directement le juge des contentieux de la protection du tribunal du logement, dans les trois ans à compter du jour où le dépôt aurait dû être rendu. Le détail de ces voies est sur la fiche Service-Public consacrée aux litiges locatifs.
Pour préparer les pièces manquantes avant d'écrire, lisez le guide sur la retenue sans facture et celui sur l'état des lieux de sortie. Le cadre général des délais est dans le guide sur le dépôt de garantie non restitué.